Мониторинг и контроль рисков
Мониторинг и контроль рисков — это регулярное наблюдение за изменениями в известных рисках, выявление новых угроз и возможностей, а также оценка эффективности стратегий и планов реагирования. Ключевая задача процесса — поддерживать систему управления рисками в рабочем состоянии и обеспечивать её эффективность, оперативно адаптируя стратегии и действия к меняющимся условиям проекта.
Оптимальный подход к мониторингу и контролю, как и предыдущие процессы, сочетает оба формата — самостоятельную работу ответственных за конкретные риски для оперативного контроля, и групповые сессии для синхронизации усилий, пересмотра приоритетов и принятия стратегических решений.
Зачем нужен мониторинг и контроль
Мониторинг и контроль обеспечивают проект критически важными преимуществами:
Актуальность данных |
Реестр рисков отражает их текущее состояние, что позволяет принимать решения на основе релевантной информации. |
Своевременное реагирование |
Планы действий активируются при срабатывании заранее определённых триггеров, а не после наступления последствий. |
Эффективность ресурсов |
Мониторинг использования ресурсов обеспечивает их целевое расходование и предотвращает неоправданные затраты. |
Адаптация |
Оценка эффективности стратегий позволяет корректировать их в ходе проекта, обеспечивая улучшение подходов к управлению рисками. |
Раннее предупреждение |
Мониторинг помогает вовремя замечать слабые сигналы, указывающие на зарождение новых рисков. |
Укрепление доверия |
«Живая» система мониторинга и контроля кардинально повышает уверенность стейкхолдеров в профессионализме команды. |
Когда нужен мониторинг и контроль
Мониторинг рисков — непрерывный процесс, который начинается на этапе планирования проекта и может продолжаться после его формального завершения с целью управления остаточными и постпроектными рисками. Его интенсивность зависит от динамики изменений в проекте, но есть ключевые точки:
- Регулярно на протяжении жизненного цикла проекта.
- При срабатывании триггеров для запуска планов реагирования на реализующийся риск.
- На ключевых вехах проекта для полного пересмотра рисковой ситуации.
- При существенных изменениях в проекте для адаптации стратегий и планов реагирования.
- Внепланово при внезапной реализации риска или других условий, требующих вмешательства.
- После реализации рисков для извлечения уроков и совершенствования подходов.
- При использовании резервов для анализа причин, корректировки остатков и планов.
Принципы мониторинга и контроля
Обеспечить практическую ценность процесса мониторинга и контроля вы можете, следуя нескольким ключевым принципам:
Регулярность |
Сделайте процесс предсказуемым. График встреч дисциплинирует и не позволяет упускать состояние рисковой среды из виду. |
Подотчётность |
Назначайте ответственного за каждый риск и меры реагирования, который будет управлять конкретными угрозами и возможностями. |
Проактивность |
Фокусируйтесь на отслеживании триггеров, ранних признаков реализации рисков и слабых сигналах появления новых рисков. |
Прозрачная коммуникация |
Информируйте всех заинтересованных стейкхолдеров проекта о статусе ключевых рисков, принятых мерах и изменениях. |
Актуальность |
Обновляйте реестр рисков и другую документацию по результатам каждого цикла мониторинга и контроля. |
Ориентация на решение |
Заканчивайте каждую сессию чётким планом на следующий период: что делать, кто отвечает и когда отчитается. |
Непрерывное сканирование |
Регулярно выделяйте время на поиск новых, непредвиденных и вторичных рисков, которые могут возникнуть в ходе проекта. |
Соизмеримость усилий |
Уделяйте критическим рискам максимум внимания, не позволяя средним и незначительным рискам отнимать много ресурсов. |
Адаптивность |
Адаптируйте мониторинг и контроль под меняющиеся условия. Избегайте догм и излишне жёстких регламентов. |
Как мониторить и контролировать риски
Шаг 1. Подготовьтесь к сессии
Определите цели и ожидаемый результат сессии, подготовьте данные (актуальный реестр рисков с планом реагирования, актуальную матрицу RACI и график, другие источники информации и экспертизы), и сформируйте состав участников — от самостоятельной работы и ответственных за конкретные риски до стейкхолдеров, которых необходимо заранее проинформировать и вовлечь в процесс.
Совет
Старайтесь делать сессии динамичными для быстрой синхронизации и принятия решений.
Шаг 2. Проведите сессию
Анализируйте изменения
Начинайте с критических рисков, затем переходите к менее значимым. Актуализируйте информацию о состоянии рисков на момент сессии:
- изменились ли оценки вероятности и влияния
- какие риски реализовались, развиваются или статичны
- срабатывают ли меры реагирования
- появились ли новые, остаточные или вторичные риски после реализации стратегий
Проверяйте выполнение планов
Уточняйте и анализируйте:
- сработали ли триггеры-индикаторы для активации планов
- какие конкретные меры были приняты и их эффективность
- какие ресурсы и резервы были задействованы, и в каком объёме
Выявляйте новые риски
Проводите краткую идентификацию рисков: мозговой шторм, анализ изменений в проекте, сверка с допущениями.
Делайте корректировки
На основе полученных данных вносите изменения:
- Адаптируйте стратегии и планы реагирования: разрабатывайте новые подходы, если прежние были неэффективны.
- Пересматривайте приоритеты: изменяйте значимость рисков при существенных изменениях в проекте.
- Оптимизируйте ресурсы и резервы: перераспределяйте ресурсы между рисками.
Фиксируйте результаты
Вносите все результаты сессии и изменения в реестр рисков, график управления рисками и матрицу RACI.
Шаг 3. Завершите сессию
- Убедитесь, что рассмотрены все вопросы. Резюмируйте результаты, договорённости, сроки, следующие шаги и прочие детали.
- В ближайшее время после групповой сессии разошлите протокол встречи и другую актуальную документацию всем, кому необходимо.
- Поддерживайте регулярную коммуникацию и взаимодействие с участниками групповой сессии, контролируйте и форсируйте обоюдное выполнение договорённостей.
