Идентификация рисков
Идентификация рисков — это системный поиск и запись всех потенциальных угроз и возможностей, которые могут повлиять на цели проекта. Это основа управления неопределённостью: вы создаёте и регулярно обновляете реестр рисков, который служит главным инструментом для последующего анализа и принятия решений.
Идентифицировать риски можно самостоятельно или во время групповых сессий. Оба подхода решают одну задачу, но имеют разную эффективность и глубину охвата.
Самостоятельная работа позволяет готовиться к коллективным обсуждениям, регулярно выявлять и мониторить ситуацию в своей зоне ответственности. В том числе она уместна в небольших проектах, где один человек совмещает несколько ролей.
Групповые сессии — это самый эффективный способ выявлять риски, потому что они объединяют знания и опыт разных участников проекта. Такие обсуждения позволяют увидеть картину полнее, выявить скрытые взаимосвязи и обнаружить риски, которые один человек может не заметить из-за естественной ограниченности взгляда или специализации.
Зачем нужна идентификация
Идентификация преобразует неизвестность в конкретные, управляемые события, обеспечивая проект преимуществами:
Проактивность |
Выявление рисков до их наступления позволяет заранее разрабатывать ответные меры и оптимально распределять ресурсы. |
Согласованность действий |
Единая картина рисков у всех участников проекта улучшает взаимопонимание и координацию взаимодействия. |
Предсказуемость |
Учёт рисков снижает уровень неопределённости и повышает вероятность достижения целей проекта. |
Эффективность |
Объективные данные о рисках помогают определять приоритеты и направлять ресурсы на более значимые рисковые зоны. |
Укрепление доверия |
Профессиональный подход к управлению рисками повышает уверенность стейкхолдеров в способности команды успешно реализовать проект. |
Когда нужна идентификация
Идентификация рисков — это итеративный процесс, глубина и периодичность которого зависят от целей и сложности вашей инициативы. Чем масштабнее проект и спектр его задач, тем чаще должна повторяться идентификация. Оптимально делать это:
- На этапе инициации проекта, фокусируясь на критических рисках.
- На этапе планирования проекта, фиксируя все потенциальные угрозы и возможности.
- Регулярно на протяжении жизненного цикла проекта.
- По ситуации, когда происходят существенные изменения в ходе проекта.
Принципы идентификации
Обеспечить полноту и практическую ценность идентификации вы можете, следуя нескольким ключевым принципам:
Чёткость формулировок |
Описывайте каждую угрозу и возможность конкретно, чтобы их можно было однозначно понять и оценить. |
Групповая работа |
Привлекайте к идентификации не только группу по управлению рисками, но и узкоспециализированных специалистов, внешних экспертов и других стейкхолдеров. |
Беспристрастие |
Создавайте среду, свободную от критики предложений. При генерации идей важны количество и разнообразие, а не оценка. |
Системный охват |
Анализируйте все элементы проекта: содержание, сроки, бюджет, качество, ресурсы, контакты. Используйте классификации рисков для их группировки и как подсказку. |
Внешняя перспектива |
Учитывайте не только внутренние, но и внешние факторы проекта — изменение спроса, законодательство, действия регуляторов. |
Документирование |
Фиксируйте все выявленные риски. Ваш реестр должен всегда быть актуальным и дополняться по мере поступления информации. |
Как идентифицировать риски
Шаг 1. Подготовьтесь к сессии
Определите цели и ожидаемый результат сессии, обозначьте период и области проекта для анализа, подготовьте данные (текущие планы, реестр, отчёты по прошлым проектам) и сформируйте состав участников — от самостоятельной работы до приглашения стейкхолдеров, которых необходимо заранее проинформировать и вовлечь в процесс.
Шаг 2. Проведите сессию
Декомпозируйте сложное
Разбейте проект на удобные элементы для анализа. Например:
- по ответственным: команда, подрядчики, отделы
- по областям: содержание, сроки, бюджет, качество, ресурсы
- по процессам: планирование, закупки, разработка, выполнение
Это помогает заметить риски, которые «прячутся» не в конкретных задачах, а в связях между ними, в зонах ответственности или исходных предположениях по проекту.
Используйте разные методы
Используйте разные методы и приёмы, которые помогают взглянуть на проект под разными углами:
Открытые вопросы |
Что может случиться с бюджетом, сроками, качеством? Что является «слепой зоной» или делается впервые? Какие внешние события могут повлиять? |
Мозговой штурм |
Генерируйте идеи коллективно, запуская процесс по кругу. |
Опрос экспертов |
Получайте точечную оценку от специалистов в узких областях: юристов, технических специалистов, маркетологов и других. |
Ролевое мышление |
Анализируйте проект с точки зрения спонсора, конкурента, подрядчика, скептика и других стейкхолдеров. |
Анализ допущений |
Думайте, что будет, если предположения, на которых основан проект, окажутся неверными: сроки, бюджет, поведение спонсора и другие. |
Анализ опыта |
Обменивайтесь опытом реализованных проектов. Анализируйте архивные реестры рисков. |
Представляйте провал и ищите гипотетические причины, почему это произошло. |
|
Техника «5 почему» |
Формулируйте проблему и задавайте к ней не менее 5 вопросов «Почему?», чтобы найти настоящую причину, а не решать симптомы. |
Уточняющие вопросы |
Что может случиться? — Риск. Почему это может произойти — Причина. К чему это приведёт? — Последствие. |
Техника «А что, если …» |
Пользуйтесь правилом трёх сценариев: анализируйте негативный, позитивный и нейтральный исход событий. |
SWOT-анализ |
Исследуйте сильные и слабые стороны проекта, угрозы и возможности во внешней среде. |
Ищите решения и ресурсы
Ключевая цель сессии — это идентификация рисков, но не упускайте возможность продумывать меры реагирования, назначать сроки и ответственных за их реализацию.
Если в сессии участвуют стейкхолдеры, обладающие нужными ресурсами или влиянием для управления рисками вашего проекта, сразу договаривайтесь с ними о поддержке.
Фиксируйте результаты
Дополняйте и детализируйте реестр рисков, график управления рисками и матрицу RACI.
Шаг 3: Завершите сессию
- В конце встречи убедитесь, что рассмотрены все вопросы. Резюмируйте вслух все результаты, договорённости, сроки, следующие шаги и прочие детали.
- В ближайшее время после сессии разошлите протокол встречи и другую актуальную документацию всем, кому необходимо.
- Поддерживайте регулярную коммуникацию и взаимодействие с участниками групповой сессии, контролируйте и форсируйте обоюдное выполнение договорённостей.
Предвидеть проблемы выгоднее, чем героически их решать.
