Организация установочной встречи по рискам
Процесс проведения установочной встречи по рискам заключается в том, чтобы собрать ключевых участников проекта, синхронизировать их понимание целей и ограничений, официально запустить процесс управления рисками, заложив основу для совместной работы с ними на протяжении жизненного цикла проекта.
Зачем нужна встреча
Установочная встреча по рискам — это ключевое стартовое мероприятие, которое централизованно и системно запускает культуру управления рисками в вашем проекте, через несколько ключевых преимуществ:
Единое информационное поле |
Все участники начинают проект с одинакового понимания целей и ограничений, что снижает важный риск — разное видение успеха. |
Формирование риск-культуры |
Встреча задает тон, при котором открытое обсуждение проблем — это норма, а поиск рисков — это профессионализм, а не пессимизм. |
Вовлечение стейкхолдеров |
Идеальный момент, чтобы представить всем участникам проекта план управления рисками, получить экспертизу и поддержку ключевых стейкхолдеров. |
Формальный запуск управления рисками |
Встреча официально переводит управление рисками в ранг обязательной дисциплины проекта, наделяя процесс легитимностью. |
Согласование ответственности |
Чёткое распределение ролей в процессе управления рисками на старте снижает вероятность появления «серых зон» без ответственных. |
Когда нужна встреча
Оптимальный момент для установочной встречи — сразу после формирования группы по управлению рисками и согласования ключевых планов по управлению рисками проекта. Это обеспечит важные условия встречи:
- Согласование подходов к управлению рисками «на берегу», включая поддержку внешних стейкхолдеров.
- Предметность за счёт подготовленных вами планов, когда вы сможете отвечать на ключевые вопросы участников встречи.
Совет
Для крупных проектов эффективнее проводить две встречи:
- с участием всех стейкхолдеров: для формального старта
- для внутренних стейкхолдеров с командой проекта и группой по управлению рисками: для согласования деталей
Принципы проведения встречи
Встреча будет обладать практической ценностью, если вы будете следовать нескольким принципам:
Прозрачность |
Будьте честны относительно целей, бюджета, сроков, известных ограничений и допущений. |
Интерактивность |
Вовлекайте участников, задавайте вопросы, стимулируйте обсуждение. |
Фокус на будущем |
Не отчитывайтесь о проделанной работе по планированию, а договаривайтесь, как вы все будете взаимодействовать. |
Культура «без обвинений» |
Создайте среду, где любой участник может высказать опасение, не боясь критики. Поощряйте «глупые вопросы». |
Завершение с ясностью |
К концу встречи у всех должно быть чёткое понимание общих целей и своих следующих шагов. |
Как организовать и провести встречу
Шаг 1. Подготовьтесь к встрече
- Определите цели и повестку: чётко сформулируйте ожидаемые результаты встречи.
- Составьте список участников: пригласите ключевых внутренних и внешних стейкхолдеров, команду проекта и группу по управлению рисками.
- Подготовьте документацию и визуализацию: планы, реестр рисков, график управления, матрицу RACI, презентацию, флипчарт и подобное.
- Назначьте помощников из группы по управлению рисками: вы не сможете в одиночку вести встречу и протокол.
- Разошлите стейкхолдерам приглашение и материалы: повестку и документацию, если хотите ознакомить с ними участников заранее.
Пример повестки
Шаг 2. Проведите встречу
- Начните вовремя: это продемонстрирует уважение и задаст деловой тон.
- Следуйте повестке: модерируйте встречу, не давая обсуждению уйти в сторону.
- Визуализируйте: используйте презентацию, флипчарт или виртуальную доску для записи ключевых тезисов и идей.
- Будьте убедительны: представьте управление рисками как страховку для устойчивости проекта и улучшения его результатов.
- Фиксируйте все идеи без оценки и критики.
- Ведите подробный протокол.
- Резюмируйте вслух все договорённости и следующие шаги.
Как снизить риски и ограничения во время встречи
Шаг 3. Поддерживайте взаимодействие
- Как можно скорее разошлите всем участникам протокол встречи с резюме договорённостей и следующих шагов.
- Поддерживайте регулярную коммуникацию и взаимодействие со стейкхолдерами, контролируйте и форсируйте обоюдное выполнение договорённостей.
Установочная встреча — ваш инструмент, с помощью которого вы задаёте «правила игры» и формируете культуру управления рисками, когда этот процесс становится неотъемлемой частью на пути к успеху проекта. Это инвестиция 1-2 часов, окупающаяся на протяжении всего жизненного цикла проекта.
