Создание группы по управлению рисками
Процесс создания группы по управлению рисками заключается в том, чтобы собрать команду из профильных специалистов, чётко определить их полномочия и зоны ответственности, наладить взаимодействие между участниками и встроить деятельность этой команды в рабочие процессы проекта.
Зачем нужна группа
Группа по управлению рисками — это постоянная структура, которая централизованно и системно занимается управлением рисками на всех этапах вашего проекта, через несколько ключевых преимуществ:
Ответственность |
Конкретные люди отвечают за конкретные процессы и результаты, что исключает ситуацию, когда задача оказывается «ничьей». |
Проактивность |
Группа постоянно мониторит ситуацию, заранее планируя меры реагирования на потенциальные угрозы и возможности. |
Качество решений |
Концентрация экспертизы и компетенций в группе способствует принятию взвешенных решений в проекте с учётом рисков. |
Единая «картина» |
Команда обладает целостным и актуальным видением рисков, являясь единым источником информации для всех участников проекта. |
Оперативность |
Группа обладает полномочиями быстрого доступа к резервам и ресурсам, для оперативного реагирования на разные ситуации. |
Культура доверия |
Группа формирует среду, где открыто обсуждаются проблемы и сложности, что способствует вовремя выявлять и решать вопросы. |
Когда нужна группа
Группа по управлению рисками объективно нужна в любом проекте. Определяйте её состав целями и задачами вашей инициативы. В небольшом проекте функции группы может выполнять один человек. Но, чем масштабнее и крупнее проект, тем больше компетенций требуется для обеспечения его устойчивости. В том числе группа нужна, если ваш проект:
- обладает высокой степенью неопределённости
- сильно зависит от внешних факторов (погода, законодательство, спонсоры)
- имеет много стейкхолдеров
Оптимально создавать группу на этапе инициации проекта, когда вы определяете его ключевые параметры, чтобы заложить основы управления рисками до начала основных работ и вложения ресурсов.
Принципы работы группы
Группа будет обладать практической ценностью, если вы выстроите её деятельность по нескольким принципам:
Компетентность |
Привлекайте в группу самых осведомлённых в своей сфере специалистов, а не просто «удобных» сотрудников. |
Чёткая ответственность |
Обеспечьте, чтобы каждый участник понимал свои задачи, полномочия и зону ответственности. |
Легитимность и полномочия |
Официально утвердите группу у руководства проекта, обеспечив её правом оперативно принимать и реализовывать решения. |
Проактивность |
Мониторьте системную работу группы на опережение, чтобы не допускать реализации рисков и бороться с последствиями. |
Гибкость и масштабируемость |
Адаптируйте состав и интенсивность работы группы под текущие задачи проекта. Эксперт по монтажу нужен при планировании застройки сцены, а маркетолог — при подготовке PR-кампании. |
Ориентация на проект |
Поощряйте реальную пользу для проекта, а не красивые отчёты. Все решения и действия группы должны быть практичными и своевременными. |
Как создать группу
Шаг 1. Санкционируйте создание группы
Для этого уполномоченный руководитель проекта издаёт приказ, где утверждается создание группы, назначается её руководитель и определяются основные цели и задачи. Действуя таким образом, вы обеспечите группу легитимностью и необходимыми полномочиями.
Шаг 2. Определите состав группы
Отвечая на вопрос: «Кто нам нужен и зачем?», составьте список ключевых рисковых зон вашего проекта и определите основной состав — «ядро» группы, например:
Куратор |
Руководитель высшего звена, который принимает финальные решения по стратегическим рискам, обеспечивает ресурсную поддержку, защищает интересы группы. |
Руководитель группы |
Руководитель проекта или выделенный руководитель группы, который организует её работу, контролирует исполнение решений и несёт ответственность за итоговый результат. |
Операционный менеджер |
Специалист, который отвечает за операционные риски, связанные со сроками, логистикой, поставщиками, общей координацией работ по проекту. |
Юрист |
Специалист по законодательству в сфере культуры, который курирует юридические, правовые и договорные риски проекта. |
Представители направлений |
Специалисты разных отделов, которые обеспечивают экспертизу и контроль рисков в своих функциональных зонах. |
Администратор |
Ассистент проекта, который ведёт протоколы встреч, обновляет и архивирует документацию, обеспечивает документооборот и другую поддержку группы. |
Совет
Включите в основной состав скептика, ответственного за критическую оценку планов и выявление «слепых зон».
Определите ситуационных экспертов, которые могут вам понадобиться — компетентных специалистов для работы с профильными рисковыми зонами проекта: технический директор — для рисков монтажа, PR-менеджер — для репутационных рисков, финансист — для финансовых угроз, хранитель — для рисков сохранности экспонатов, представитель спонсора — для рисков выполнения обязательств.
Шаг 3. Создайте группу и закрепите роли
Создайте группу
Привлеките на «позиции» людей из команды вашего проекта и других подразделений вашей организации. Если нужно и допустимо, привлеките представителей спонсоров и других партнёров, внешних экспертов. Ваша цель — обеспечить управление всеми рисками проекта, особенно критическими.
Назначьте роли
Закрепите задачи, полномочия, ответственность и аспекты взаимодействия за каждым участником группы в матрице RACI или аналогичном документе.
Создайте регламент
Составьте положение — «конституцию» группы, уточняющую её состав и роли, цели и задачи, полномочия, регламент работы, ожидаемые результаты и другие важные моменты.
Шаг 4. Интегрируйте группу в проект
Интегрируйте работу группы в жизненный цикл проекта, действуя по алгоритму управления рисками.
Регулярно проводите рабочие сессии с группой для коллективного анализа ситуации, оперативного принятия решений, синхронизации участников и корректировки ролей.
Проводите совещания с другими стейкхолдерами проекта. Такие встречи позволяют выявить скрытые взаимосвязи, получить обратную связь, согласовать планы действий и заручиться поддержкой ключевых участников.
Грамотно созданная группа по управлению рисками — ключевой актив проекта. Её деятельность трансформирует неопределённость из источника хаоса в управляемый объект, обеспечивая достижение целей проекта.
